HUGでの利用希望受付システムについて Q&A

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この記事の目次

利用希望の受付について

Q.利用希望は先着順なのか。

A.先着順です。

Q.申込み受付のタイミングは一定なのか。

A.一定です。ご利用者さんのご要望等により変更する可能性はございますが、現時点(2020年7月現在)では前月の1日21:00より15日23:59までの期間で利用希望の受付をしております。
例)9月利用分の申込み期間は、8月1日21:00 ~ 8月15日23:59 迄

Q.A日かB日か、どちらかで使いたい場合は、どのように希望を出せばよいか。

A.その場合は、どちらか一方で希望をご提出ください。

Q.活動内容は選ばないといけないのか。

A.活動内容に記載されている項目に、チェックをお願いします。チェックしていただくことで視認性がよくなり、スタッフの確認ミスでご迷惑をかけることを減らすことができます。ご協力よろしくお願いします。

Q.申込み事前入力とは何か。

A.2020年5月申し込み分から新しく実装する機能です。事前入力機能を利用することで、申し込み開始前に、利用希望の仮入力をすることが出来ます。それにより、利用の本申し込み作業をスムーズにすることができます。
※事前入力だけでは利用申込みにはなりません。必ず前月の1日21:00以降に本申込みを完了させてください。

Q.申込みの事前入力は何日からできるのか。

A.2020年7月1日現在は、前々月の1日より前々月の月末まで事前入力をすることが可能です。
例)9月利用分の申込み事前入力が可能な期間は、7月1日 ~ 7月末日 まで
※事前入力だけでは利用申込みにはなりません。必ず前月の1日21:00以降に本申込みを完了させてください。

Q.利用希望が確定したかどうかは、いつわかるのか。

A.利用希望の提出後、利用予定表をご確認ください。10名を超えていた場合、自動的にキャンセル待ちと表示されます。キャンセル待ちになっていなければ、その時点で利用が確定します。

Q.受付が終了した場合、利用希望は出せないのか。

A.個別でお受けいたします。その場合は、LINEやFAX、お手紙など、できるだけ記録が残る方法でのご連絡をお願いいたします。

Q.希望を出した後に、送迎時間の変更をした場合は、先着順位が変更されるのか。

A.希望を提出いただいた後、希望日の送迎時間や送迎の有無などを修正をしても、先着順に変更はありません。

キャンセル待ちについて

Q.キャンセル待ちかどうかはいつわかるのか。

A.申込み完了後、HUG上で自動的に振り分けられます。
申込受付期間終了後、申込み付きの利用希望日に「キャンセル待ち」の文字がある場合はキャンセル待ちとなります。
何も無い場合は確定です。確定の場合、確定という文字は出ませんのでご了承ください。

Q.どのような場合にキャンセル待ちになるのか。

A.定員を超えるご希望があった場合に、キャンセル待ちとなります。勤務調整などをおこない、受け入れ可能な人数が増えた場合、先着順に従って個別にキャンセル待ち解除の連絡をさせていただきます。
また、当日や前日などに、利用予定者が欠席になった場合にも、先着順に従ってお声がけさせていただきます。

Q.どのような場合にキャンセル待ちが解除されるのか。

A.キャンセル待ちとなっている日に関しては、スタッフの勤務調整などを行います。その調整結果により、11名以上のお子さんを受け入れることができる可能性があります。スタッフの勤務等の調整後、キャンセル待ちのままか、キャンセル待ちが解除になるのかについては、15日を目安にご連絡いたします。

その他

Q.定員は何名なのか。

A.10名です。11名以上の申し込みがあった場合、キャンセル待ちとなります。

Q.キャンセル待ちばかりで、利用できるか不安。実際に利用はできるのか。

A.可能な限りご利用いただけるよう、努力をしてまいります。どうしても困ることがあるような場合は、個別にご相談ください。ご相談いただければ、一緒に対応策を考えさせていただきます。

Q.キャンセル待ちが多いので、空いているところを利用したいと考えた場合、どうすれば良いか。

A.キャンセル待ちとなった場合、候補日を増やしてご希望いただくことが可能です。ただし、候補日が契約日数を越える場合は、キャンセル待ちになっている日数分のみのご希望でお願いします。
※以下に契約日数が9日間の利用者さんの例を挙げています。

 OK例)希望日9日間のうち、3日間がキャンセル待ちだった。 → 希望日を3日間追加。
 OK例)この週はA日、B日、C日のうち2日間利用したい。 → A日、B日に絞って希望提出。
 NG例)一ヶ月の内に、空いているところで9日間利用できればいい。 → 全てに利用希望を提出。

Q.兄弟や姉妹で利用する際、一方が利用可能で、もう一方がキャンセル待ちだった場合、一緒に利用することはできないのか。

A.兄弟や姉妹での利用を保護者の方が望まれる場合、最大限の配慮をいたします。また、結果に応じて代替案の提案なども、個別にさせていただきます。

児童発達支援をご利用の皆様へ

Q.児童発達支援の利用者も、HUGを使って利用希望を出すようになるのか。

A.土曜日に開催するような、特別なイベントに関しては、HUG上で希望を出していただく必要があります。
その際は、放デイ利用者と同じ条件での先着順となります。

Q.児童発達支援で固定曜日に予定が入り、使えない場合はどうすれば良いのか。

A.利用ができないことが事前にわかっている場合には、HUG上での操作ではなく、LINEなどを利用してキャンセルの連絡をお願いします。

Q.児童発達支援で休んだ場合、別日に振り返ることは可能か。

A.空きがあれば可能です。その場合はHUG上での操作ではなく、LINEなどを利用してご連絡いただきますようお願いいたします。

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